Cómo optimizar el rendimiento de proyectos de infraestructura

Cómo optimizar el rendimiento de proyectos de infraestructura

El tamaño, la complejidad y los riesgos de un megaproyecto de infraestructura se verán agravados si se tienen equipos disfuncionales, procesos ineficientes y datos en silos. Todo esto se traducirá en incremento de los costos, retrasos en los plazos del proyecto y problemas de calidad.  De hecho, una investigación de McKinsey revela que los grandes proyectos de capital suelen tardar un 20% más en finalizar y cuestan hasta un 80% más de lo esperado.

Estos problemas recurrentes se han intentado solventar por la innovación y la estandarización de procesos con el fin de aumentar la consistencia y la calidad de la entrega del proyecto.

Se ha puesto mucho énfasis en el cuidado de los plazos de entrega y en muchos casos se consigue es tener una gran rigidez en el proceso.

La ejecución de casi todos los procesos del proyecto puede variar del plan establecido. Puede ser una variación sencilla o ser muy significativa, que acarree tiempos aún más largos, mayores costos y menor calidad.

Esta variación puede suceder durante la ejecución de cada fase por lo que debe ser muy bien administrada durante todo el proyecto. Por ejemplo, la duración de una revisión del plano estructural con un cambio planificado de seis días podría variar de dos a 12 días. Y en caso de que no se gestione de una manera adecuada, esas variaciones podrían socavar la entrega del proyecto.

Con el fin de cuantificar el impacto de la variabilidad, McKinsey analizó 2.768 procesos ejecutados aproximadamente 1.8 millones de veces en proyectos de infraestructura global utilizando la plataforma Aconex. Los hallazgos de esta investigación indican el tremendo potencial de las estrategias que pueden reducir la variabilidad.

El análisis mostró que los tiempos reales de proceso varían en 12.5 días en promedio. Es decir, casi el doble de la duración del proceso planificado. Los retrasos en cada proceso individual pueden afectar seriamente los plazos generales del proyecto. Dado que muchos de estos procesos están predefinidos en el contrato y ajustados al cronograma, esta variabilidad dificulta el cumplimiento de los compromisos de entrega. Por lo tanto, comprender las causas de la variabilidad es crucial para reducir los tiempos de ciclo del proceso y mejorar la entrega.

Cuatro estrategias para reducir la variabilidad

Si bien es cierto que los procesos complejos son propensos a la variabilidad hay estrategias que se pueden poner en práctica con el fin de minimizar esta variación:

  1. En el caso en que los procesos complejos están estandarizados, se pueden emplear como plantillas para otros procesos más variables. Sin embargo, los procesos complejos difieren de un proyecto a otro. Por ejemplo, en un proyecto de construcción de un hospital, la solicitud de información y los procesos de instrucción del sitio son considerablemente menos variables que en un proyecto de ingeniería eléctrica. Estas diferencias deben tenerse en cuenta en la adaptación de plantillas de proceso estandarizadas.
  2. Hay procesos que son relativamente sencillos pero que tienen una variabilidad muy alta. Un ejemplo de esto pueden ser las revisiones de documentación estructurales y “como están construidas” en proyectos de salud, que pueden variar de 16 a 19 días, en promedio. Claramente, las demoras en las revisiones estructurales pueden tener un efecto en la construcción. Sin embargo, al planificar el traspaso temprano en el proyecto, la variabilidad en las revisiones incorporadas se puede minimizar de gran manera.
  3. Muchos procesos simples exhiben variabilidad sin razón aparente. En muchos casos, esto pasa desapercibido porque el tiempo individual de impacto no suele ser grande. Sin embargo, acumulativamente pueden causar problemas importantes a lo largo del proyecto. Estos procesos, como las revisiones simples para fachadas o ascensores en proyectos de construcción vertical, deben abordarse antes de procesos más complejos.
  4. Los procesos complejos típicamente exhiben una mayor variabilidad, pero estos deben abordarse solo después de que se hayan abordado todos los procesos más simples, ya que la disminución de su variabilidad puede requerir un esfuerzo considerable. Las revisiones de diseño, la administración de contratos y la administración de cambios, incluidas las variaciones, caen dentro de esta categoría. Estos procesos son complejos por naturaleza debido a cláusulas contractuales, implicaciones legales, impacto al riesgo y consideraciones financieras.

El gran desafío es reducir o eliminar la variabilidad en la ejecución del proceso. El modelo DMAIC (definir, medir, analizar, mejorar y controlar), aunque es más utilizado en la fabricación, puede ser una herramienta útil en el sector de la construcción.  Para ello, debe existir una plataforma de colaboración de proyectos adecuada para respaldar la medición de las métricas clave del proceso, como duración, volumen y rendimiento.

Asimismo, las herramientas de análisis predictivo permiten comprender el impacto del rendimiento en relación con estas métricas en los resultados del proyecto. El tener acceso a datos históricos y puntos de referencia de la industria hace que la medición sea aún más eficiente y que permita establecer objetivos de rendimiento.

Para los administradores de proyectos de infraestructura, la variabilidad aumenta los tiempos de todas las fases del proyecto y reduce la calidad, lo que afecta a los cronogramas y presupuestos. Es por esta razón que es fundamental medir todo el proceso de una manera constante durante la ejecución y finalización del proyecto.

Esta medición constante permite tomar las correcciones que sean necesarias y, de igual manera, las fases que se cumplan de manera eficiente, pueden ser incorporadas como buenas prácticas para replicar.

Del análisis de Mckinsey se deriva que esta medición objetiva de la variabilidad, conjuntamente con una gestión estrecha de sus efectos a más largo plazo, puede impulsar la entrega exitosa y la mejora continua en toda la cartera de proyectos. Con casi $ 50 trillones de inversión de capital proyectada en los próximos 15 años, la gestión de la variabilidad será crítica a medida que el mundo construye nueva infraestructura para satisfacer la demanda en aceleración.

Original de www.mckinsey.com