Una buena data logra ahorrar mucho tiempo y dinero:
- La carga operativa del responsable de control de costos en la obra disminuye considerablemente
- Los indicadores de costos serán exactos, por lo tanto, los jefes analizarán números confiables y se tomarán las acciones que permitirán ahorrar costos a tiempo
¿Cómo lograr data de calidad?
3 pasos:
- Diseña una estructura de control conveniente
- Diseña el flujo de manejo de información
- Capacita y designa responsabilidades
1) Diseña una estructura de control conveniente
La estructura de control es “una matriz resumen del presupuesto”, compuesta por partidas de control y fases.
Las partidas de control son una agrupación de las partidas presupuestales, por ejemplo, si el presupuesto tiene 1000 partidas presupuestales, designaremos 20 partidas de control que agruparán todas las partidas presupuestales, de esta forma será más viable el manejo de la información, un ejemplo común es crear la partida de control “Concreto” que agrupe el concreto ciclópeo, falso piso, sobrecimientos, concreto fc’ 210, concreto fc’ 280, concreto fc’ 300, entre otras.
Las Fases son la división macro de cómo se va a ejecutar la obra, dependiendo del tipo de obra se elegirá un criterio, por ejemplo:
- Por ubicación: Obra de gas que se divide en distritos o urbanizaciones
- Por su uso Hotel que tiene centro de convenciones y torre de habitaciones
- Por especialidad: Civil y electromecánica
Una estructura de control conveniente es simple y fácil de explicar, el nivel de detalle dependerá del criterio del jefe, sin embargo, lo recomendable es que sea sencilla, si la obra es un edificio, estaría bien entre 15 y 20 partidas de control.
2) Diseña el flujo de manejo de información
El control de costos involucra el manejo de información de costos reales de mano de obra, equipos, materiales, subcontratos y gastos generales. Es necesario establecer quién se va a hacer cargo de cada uno de estos puntos, a quién y cuándo se debe entregar esta información. Por ejemplo, cuando un obrero retira una bolsa de cemento del almacén, debe estar claro a qué partida de control y fase se va a cargar ese costo.
3) Capacita y designa responsabilidades
De nada sirve que el responsable de control se haya aprendido la estructura de control, es necesario que los involucrados estén muy bien capacitados en el alcance de los frentes y partidas, que conozcan sus responsabilidades y cómo afecta la información que manejan a los resultados del proyecto.
En una próxima publicación estaremos desarrollando a profundidad cada uno de los 3 pasos.