+51 934 836 506 informes@kykconsulting.pe

Muchas veces nos preguntamos cómo realizar proyectos más eficientes, optimizar los costos, mejorar los plazos, evitar errores; sin embargo, tratamos de optimizar nuestros procesos sin realmente cuestionar la forma como gestionamos todo el ciclo de vida de un proyecto.

En el modelo tradicional de desarrollo de un producto, usualmente quien acompaña al cliente desde que surge la necesidad de realizar un producto es el Proyectista. En el caso de un hotel, una universidad, un centro comercial, sería el proyectista de arquitectura. El proyectista de arquitectura ayuda al cliente a esquematizar y conceptualizar su idea desde el inicio del proyecto (definir el QUÉ). Posteriormente, cuando ya se tomaron las decisiones claves y el producto ya tiene parámetros definidos, ingresan los demás proyectistas para terminar de construir en función a lo definido por la Arquitectura (definir el COMO). Una vez definido el producto y poco antes del inicio de la construcción entra en escena el Contratista General, quien será el responsable de construir el producto y garantizar lo Diseñado por los proyectistas (QUIEN). Finalmente, durante la etapa de construcción, ingresan en escena los Proveedores críticos (VENDORS) quienes son los que suministrarán e instalarán muchos de los elementos críticos del producto (Equipos, ascensores, Sistemas especiales, etc). Ellos ofertarán sus productos en base a la disponibilidad de los mismos y bajo las características y especificaciones que pueden ofrecer. Todo esto se resume en el siguiente esquema:

La desventaja de trabajar de esta manera es que se limita el aporte que pueden tener los demás especialista, quienes pueden brindar soluciones y alertar los posibles problemas futuros que podrían generarse de tomar determinadas decisiones en etapas muy tempranas. Por ejemplo, recién en la etapa de construcción se identificarían los diseños que son complejos de construir o que demandan una dificultad excesiva. Puede ocurrir también que el tipo de equipamiento que se pensaba instalar, no sea fácil de conseguir en el mercado local, lo cual conlleva a mayores tiempos de procura, mayores costos y modificaciones en la ingeniería para adecuarse a la oferta existente. Todo lo mencionado anteriormente termina generando paras en los flujos de producción, dilatando el tiempo de ejecución del proyecto y generando sobrecostos por re-trabajos.

Debido a que cada involucrado tiene intereses y riesgos propios, terminarán colocando contingencias económicas al momento de estimar el costo de sus servicios. En otras palabras, se termina encareciendo el costo total del producto. Usualmente, quien se beneficia de todo esto es aquel actor que logró manejar de mejor manera la parte contractual y es capaz de trasladar los riesgos y sobre costos al otro. El único perjudicado finalmente es el proyecto.

El modelo colaborativo, a diferencia del modelo tradicional, impulsa la participación activa de los principales Stakeholders desde el inicio del mismo. Dicho de otra manera, impulsa a que se piense en el QUÈ, QUIÉN Y CÓMO desde una etapa muy temprana, de tal manera que se puedan tomar decisiones disruptivas y el proyecto pueda nacer analizado desde todas las ópticas. La siguiente gráfica como debe funcionar un modelo colaborativo:

Lograr esto, no es fácil. Es necesario que todos los Stakeholders se alineen a un único interés común: lograr desarrollar el mejor producto posible. A esto, la metodología IPD lo llama un Edificio de Alto Rendimiento.

Para esto, es necesario que todos salgan beneficiados de una manera equitativa, se define en una etapa temprana un determinado Costo Objetivo y los esfuerzos de todos se centran en lograrlo y mejorarlo. Se define una política de incentivos en función a cumplir o superar el Costo objetivo. Muchas veces, estos incentivos pueden hasta duplicar o triplicar a la utilidad que podría generar uno de los actores si participara en el mismo proyecto bajo el marco tradicional. Todas estas políticas, van de la mano con una serie de procedimientos, metodologías, rutinas de reuniones, herramientas tecnológicas, alineadas a impulsar el trabajo colaborativo y hacer que fluyan las mejores ideas.

En la siguiente gráfica se puede observar el efecto que puede generar en el proyecto realizar un cambio en una etapa temprana (gráfica verde) y el costo que esto implica a medida que el proyecto avanza:

Al participar los principales Stakeholders en la definición del mejor producto posible, los efectos que pueden tener en costo y plazo pueden ser enormes y a un muy bajo costo (básicamente el costo de activar a los especialistas desde el inicio). Todo lo contrario ocurre cuanto más te acercas al final del proyecto. Cualquier cambio a desarrollar, con una ingeniería ya hecha y la construcción en proceso suele ser excesivamente caro.

Como se muestra en la siguiente imagen, los proyectos colaborativos están más pegados hacia la izquierda de la gráfica, es decir, nos permiten tener una alta capacidad de generar cambios a un muy bajo costo. Trabajar de manera tradicional, a la derecha. Poca capacidad de realizar cambios importantes y, de realizarlos, a un alto costo:

Finalmente, es importante analizar cómo se comporta  el esfuerzo que puede demandar trabajar de manera colaborativa en el tiempo.

Definitivamente, interactuar con una mayor cantidad de equipos de trabajo desde una etapa muy temprana  generará mucho más esfuerzo, sobre todo si no se gestiona de manera adecuada las interacciones y no se definen normas, políticas y reglas de juego que permitan avanzar en la toma de decisiones. La siguiente gráfica muestra la relación entre el esfuerzo de implementar los distintos tipos de modelos en el tiempo:

Si bien, en un modelo colaborativo, el esfuerzo es mayor al inicio (toda la etapa del desarrollo de ingeniería), este disminuirá considerablemente durante la etapa de construcción, que es casualmente donde mayores riesgos existen y donde un error te puede costar muy caro.

Como usualmente en el modelo tradicional terminas resolviendo todas las falencias del diseño sobre la marcha de la construcción, el esfuerzo de realizar correcciones sin mover los plazos y costos comprometidos, se vuelve una tarea titánica.

En resumen, trabajar de manera colaborativa nos hace adelantar todos los mayores esfuerzos al inicio del ciclo de vida de un proyecto; sin embargo, esto se ve retribuido con creces al obtener productos eficientes al mejor costo y plazo posible. Esto se logrará únicamente con el liderazgo y gestión colaborativa por parte del cliente, comprometiendo y generando una política de incentivos y manejo de riesgo adecuado que sea atractivo para todos los participantes.

La industria tiene la obligación de seguir impulsando el uso de estos modelos  para seguir aprendiendo y perfeccionando el método en función a la realidad del país y la búsqueda constante de la eficiencia.